چگونه یک فهرست انجام کارها (To Do List) بنویسیم؟ - مرکز روانشناسی و روانپزشکی برگ سبز
to do list

چگونه یک فهرست انجام کارها (To Do List) بنویسیم؟

فهرست انجام کارها که امروزه بیشتر آن را به عنوان To Do List می‌شناسیم، یکی از بهترین تکنیک‌های برنامه‌ریزی و مدیریت زمان است که بسیاری از افراد در سراسر دنیا از آن استفاده می‌کنند. این فهرست، با اولویت دادن به کارهای مختلف، به شما کمک می‌کند تا وظایف و مسئولیت‌های روزانه و هفتگی خود را بهتر مدیریت کنید و به همه امور روزانه خود بپردازید.

فهرست انجام کارها یا لیست کارهای روزانه، این امکان را به شما می‌دهد تا ذهن خود را مرتب کنید و وظایف روز خود را بدانید؛ از این رو، می‌توانید برنامه‌ریزی خیلی بهتری برای طول روز خود داشته باشید و به همه کارهای خود برسید. لیست کارهای روزانه (to do list) را می‌توانید برای فعالیت‌های روزانه، کارهای درسی، مسئولیت‌های شغلی، کارهای خانه و … استفاده کنید و در این مورد محدودیت خاصی ندارید.

بسیاری از افراد هر روز برنامه‌ریزی مشخصی انجام می‌دهند؛ اما در پایان روز متوجه می‌شوند که حتی به ۵۰ درصد از کارهای خود نیز نرسیده‌اند. یکی از مشکلات اصلی و اساسی این افراد این است که لیست کارهای روزانه درستی برای خود تعریف نکرده‌اند. نوشتن مسئولیت‌های روزانه در کنار یکدیگر، لزوما به معنی نوشتن یک to do list نیست؛ بلکه اگر می‌خواهید به تمام کارها و برنامه‌ی روزانه خود برسید، لازم است که لیست کارهای روزانه خود را دقیق بنویسید. اما سوالی که در این بین مطرح است، این است که چگونه می‌توانیم یک to do list عالی بنویسم؟ ویژگی‌های یک لیست کارهای روزانه خوب چیست؟

در این نوشته کلینیک روانشناسی برگ سبز، بهترین کلینیک روانشناسی غرب تهران، می‌خواهیم درباره لیست کارهای روزانه، نحوه نوشتن to do list و ویژگی‌های مهمی که یک فهرست انجام کارهای مناسب باید داشته باشد، صحبت کنیم. اگر شما هم جزو آن دسته از افرادی هستید که نمی‌توانید به همه کارهای روزانه خود برسید و بهره‌وری شما به میزان قابل توجهی پایین آمده است، مطالعه ادامه این نوشته خالی از لطف نخواهد بود.

اگر شما هم در برنامه‌ریزی دچار مشکل هستید و نمی‌دانید چگونه بهترین برنامه‌ریزی را برای خود داشته باشید و علارغم کمک گرفتن از متدهای مختلف برنامه‌ریزی و مدیریت زمان، همچنان در انجام کارهای خود دچار مشکل هستید، بهتر است که این موضوع را با یک مشاور در میان بگذارید. کلینیک روانشناسی برگ سبز، بهترین مرکز مشاوره غرب تهران، امکان برگزاری جلسات مشاوره و روانشناسی در محیطی آرام و حرفه‌ای را برای شما عزیزان فراهم کرده است. شما می‌توانید از طریق لینک زیر برای شرکت در جلسات مشاوره و روانشناسی کلینیک روانشناسی برگ سبز، وقت رزرو کنید.

لیست کارهای روزانه یا to do list چیست؟

لیست کارهای روزانه، فهرست انجام کارها یا همان to do list، لیستی از مجموعه کارهایی است که فرد باید در طول روز انجام دهد و آن را به صورت یک فهرست مشخص می‌کند. برخی از افراد برای نوشتن to do list از کاغذ استفاده می‌کنند و گروهی دیگر به سراغ اپلیکیشن‌های موبایل to do list می‌روند. برخی آن را شب قبل می‌نویسند و گروهی دیگر صبح زود پیش از شروع کارها لیست کارهای روزانه خود را تکمیل می‌کنند.

لیست انجام کارها

to do list می‌تواند تاثیر بسیار زیادی روی مدیریت زمان و موفقیت شما در انجام کارها داشته باشد. هنگامی که در ابتدای روز می‌دانید که دقیقا چه کارهایی را باید در طول روز انجام دهید، ذهن شما بسیار مرتب‌تر می‌شود و برای انجام کارهای خود می‌توانید خیلی بهتر برنامه‌ریزی داشته باشید.

مدیریت زمان از آن دسته مهارت‌های بسیار مهم زندگی است که لازم است همه ما آن را یاد بگیریم و با تکنیک های مدیریت زمان آشنا باشیم. مدیریت زمان به ما این امکان را می‌دهد تا برای وقت خود برنامه‌ ریزی دقیقی داشته باشیم و بتوانیم از وقتمان بهترین و مفید‌ترین استفاده را ببریم. وقتی به زندگی افراد موفق نگاهی می‌اندازیم، متوجه می‌شویم که تمام آن‌ها از یک فرمول اعجاب‌انگیز و یکسان برای رسیدن به موفقیت استفاده کرده‌اند. مدیریت زمان به شما این امکان را می‌دهد تا از زمان خود بهترین استفاده را ببرید و به همه کارهای خود برسید.

مزایای نوشتن to do list یا لیست کارهای روزانه

لیست کارهای روزانه مزایای بسیار زیادی دارد. امروزه بسیاری از افراد موفق و مطرح جهان از تکنیک to do list  برای برنامه‌ریزی روزانه خود استفاده می‌کنند. نوشتن to do list به شما کمک می‌کند تا بتوانید برنامه‌ریزی بهتر و دقیق‌تری برای روز خود داشته باشید. همچنین to do list از آشفتگی ذهنی شما جلوگیری می‌کند و شما دقیقا می‌دانید که چه کارهایی را باید امروز انجام دهید. برخی از مهم‌ترین مزایای نوشتن to do list عبارتند از:‌

  • جلوگیری از سردگرمی در طول روز
  • جلوگیری از فراموشی کارها
  • افزایش چشم‌گیر بهره‌وری
  • افزایش انگیزه برای رسیدن به اهداف

چگونه یک to do list عالی بنویسیم؟

بسیاری از افراد، علارغم اینکه لیست کارهای روزانه می‌نویسند، اما همچنان نمی‌توانند برنامه ریزی دقیقی داشته باشند و در انتهای روز، حتی نصف کارهای لیست خود را نیز انجام نداده‌اند. معمولا با بررسی دقیق لیست انجام کارهای این افراد، متوجه می‌شویم که اشکالات زیادی در نوشتن to do list دارند و همین موضوع باعث شده است که نتوانند کارهای خود را دقیق انجام دهند؛ اما سوالی که مطرح می‌شود این است که چگونه می‌توانیم یک to do list عالی بنویسم؟ هنگام نوشتن to do list باید به چه نکاتی توجه کنیم؟ در ادامه این نوشته، چند راهکار موثر برای نوشتن لیست کارهای روزانه را بررسی می‌کنیم:‌

اولویت‌بندی کارها

یکی از مهم‌ترین نکاتی که در مورد نوشتن to do list باید در نظر داشته باشید، اولویت‌بندی کارهاست؛ یعنی کارهای مهم‌تر را در ابتدای لیست بنویسد و در همان ابتدای روز انجام دهید. این تکنیک به اسم تکنیک «قورباغه‌ات را قورت بده‌» نیز معروف است. با این کار، آرامش روانی و ذهنی بیشتری برای انجام کارها در طول روز خواهید داشت و کارهای مهم‌تر شما نیز حتما انجام خواهد شد.

استفاده از اپلیکیشن‌های to do list

امروزه اپلیکیشن‌های مختلفی برای نوشتن to do list طراحی شده است که این امکان را به شما می‌دهند تا لیست کارهای روزانه خود را بهتر مدیریت کنید. این اپلیکیشن‌ها، امکاناتی مثل یادآوری را نیز در اختیار شما می‌گذارند و شما می‌توانید با اشتیاق بیشتری به کارهای روزانه خود بپردازید. همچنین اپلیکیشن‌های مختلف to do list گزارش روزانه، هفتگی و ماهانه نیز به شما ارائه می‌دهند و شما می‌توانید متوجه پیشرفت خود شوید. از جمله معروف‌ترین اپلیکیشن‌های to do list می‌توان به Google Task، Microsoft to do و Trello اشاره کرد.

انجام کارها بر اساس ارزش کارها

برای آن که  تو دو لیست (to do list) خوبی بنویسید، لازم است که کارهای کم‌ارزش و کم‌اهمیت را از لیست خود حذف کنید. بر اساس ماتریس آیزنهاور، کارها را می‌توان به چهار دسته تقسیم کرد:

  • کارهای فوری و مهم
  • کاری مهم و غیرفوری
  • کارهای فوری و غیرمهم
  • کارهای غیرفوری و غیرمهم

سعی کنید کارهای غیرفوری و غیرمهم را وارد لیست کارهای روزانه خود نکنید؛ این کارها علاوه بر اینکه انرژی از شما می‌گیرند، تاثیری نیز روی روند پیشرفت شما نخواهند داشت و تنها باعث شلوغ‌ شدن لیست کارهای روزانه شما می‌شوند.

ایجاد to do list روزانه و هفتگی

اگر می‌خواهید برنامه دقیقی برای انجام کارها و مدیریت زمان خود داشته باشید، لازم است که برای هر روز خود، لیست کارهای روزانه مشخصی داشته باشید. در ابتدای روز، یا شب قبل، سه کار بسیار مهمی که حتما باید انجام دهید را در ابتدای لیست خود وارد کنید. سپس در ادامه لیست، ۳ کار کم‌اهمیت‌تر را وارد کنید و در انتها نیز ۳ کار با اهمیت پایین‌تر. ۳ تسک اول را تحت هر شرایطی، حتما باید انجام دهید. ۳ تسک بعدی که اهمیت کمتری دارند، بهتر است انجام شوند؛ اما اگر چندتایی از آن باقی‌ ماند اهمیتی ندارد و می‌توانید به روزهای دیگر موکول کنید. ۳ تسک آخر نیز تنها در صورتی که وقت اضافی داشته باشید، می‌توانید انجام دهید.

همین کار را در آخر هر هفته نیز انجام دهید و to do list هفتگی خود را ایجاد کنید. این لیست شامل کارهایی می‌شود که در هفته پیش‌رو حتما باید انجام دهید. با این کار، نوشتن to do list‌ روزانه نیز برای شما راحت‌تر خواهد بود. 

تقسیم کارهای بزرگ به چند کار کوچک

در برخی از موارد ممکن است که پروژه‌ای بزرگ و سنگین به شما واگذار شود که انجام آن در یک روز ممکن نیست. در چنین شرایطی، بهتر است که پروژه را به چند فاز کوچک‌تر تقسیم کنید و سپس کار را پیش ببرید. این کار به شما کمک می‌کند تا کارهایتان سریع‌تر پیش برود و مسیر انجام پروژه نیز برای شما مشخص باشد.

تعیین زمان مشخص برای انجام کارها

یکی از اشکالاتی که اغلب ما هنگام نوشتن to do list دچار آن می‌شویم، این است که زمان مشخصی برای انجام کارها در نظر نمی‌گیریم. برای آن که to do list بهتری داشته باشید، مدت زمانی را که برای انجام هر کار نیاز دارید را مشخص کنید. سعی کنید این کار را تا حد امکان واقع‌بینانه انجام دهید؛ یعنی اگر برای یک کاری به ۵ ساعت زمان نیاز دارید، ۳ ساعت زمان به آن اختصاص ندهید.

نوشتن to do list‌ منطقی

یکی از دلایلی که اغلب افراد به همه کارهای لیست روزانه خود نمی‌رسند، این است که لیست انجام کارهای خود را منطقی طراحی نمی‌کنند. وقتی شما ۲۰ تسک مختلف را برای یک روز در برنامه خود قرار می‌دهید، این کار نه تنها باعث شلوغ شدن to do list می‌شود؛ بلکه با نگاه کردن به آن نیز وحشت‌زده می‌شوید و استرس شما زیاد می‌شود. سعی کنید هنگام نوشتن to do list تا حد زیادی واقع‌بینانه عمل کنید و به زمان محدود خود نیز توجه داشته باشید.

دوری از مولتی تسکینگ

برای آن که تمرکز کافی برای انجام کارهای خود را داشته باشید، در هر ساعت تنها کار مشخصی را انجام دهید و از انجام دادن و پیش بردن چندین پروژه هم زمان با هم دوری کنید. مولتی تسکینگ باعث می‌شود که بهره‌وری شما به شدت کاهش پیدا کند و کارهایتان را با کیفیت لازم انجام ندهید.

مولتی تسک بودن یا مولتی تسکینگ، به معنی انجام چندین کار در کنار یکدیگر است. اگر شما هم جزو آن دسته از افرادی هستید که می‌توانید همزمان چندین کار یا پروژه را با هم هندل کنید، احتمالا شما هم جزو افراد مولتی تسک هستید؛ از طرف دیگر، سینگل تسک بودن در مقابل مولتی تسک بودن قرار می‌گیرد. سینگل تسک به این معنی است که شما در لحظه می‌توانید تنها روی یک کار و پروژه تمرکز کنید و تا زمانی که آن کار تمام نشود، به سراغ کار جدید نمی‌روید.

مشخص کردن زمان استراحت

برای افزایش بهره‌وری و تمرکز خود، قطعا نیاز به استراحت بین کارهای خود دارید؛ پس حتما زمان استراحت را نیز در to do list خود تعیین کنید. یکی از بهترین تکنیک‌هایی که می‌تواند به استراحت بین کارهای شما کمک کند، استفاده از تکنیک pomodoro برای انجام کارهای مختلف است.

در تکنیک پومودورو، به ازای هر ۲۵ دقیقه انجام کار، ۵ دقیقه زمان استراحت در نظر گرفته می‌شود و پس از طی کردن ۴ راند مختلف، یک زمان استراحت طولانی‌تر (حدودا ۱۵ دقیقه) در نظر گرفته می‌شود. از این طریق، شما می‌توانید هم با دقت و تمرکز بالا به کارهای خود برسید و هم از انجام کارها خسته نشوید.

دیدگاه‌ خود را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

اسکرول به بالا